Egy álláspályázás során önéletrajzot valamennyi jelentkező készít, az gyakorlatilag elmaradhatatlan dokumentumnak tekinthető. A motivációs levéllel kapcsolatban azonban ugyanez már nem mondható el, vagyis ha annak szükségességét a hirdető külön nem írja elő, abban az esetben a jelentkezők hajlamosak megfeledkezni ezen anyagról. Pedig egy motivációs levél rendkívül sokat dobhat a pályázati anyagon, és jelentősen javíthatja az állás elnyerésére vonatkozó esélyeinket. Persze csak abban az esetben, ha valóban igényes, minőségi módon kerül megírásra. A következőkben ehhez nyújtunk némi segítséget!
Mi az a motivációs levél?
A motivációs levél az álláspályázati anyag egy dokumentuma, ami gyakran önkéntes alapon íródik, ugyanakkor nem ritka az sem, hogy a hirdetők a jelentkezés feltételeként, kötelező jelleggel előírják a beküldését. A motivációs levelükben a pályázók az önéletrajzukhoz képest sokkal kötetlenebb formában számolhatnak be eddigi karrier tapasztalataikról, felhívhatják a figyelmet azon készségeikre, tulajdonságaikra, melyek esetlegesen megkülönböztetik őket a többi jelentkezőtől, s ami a legfontosabb, megfogalmazhatják, hogy miért is szeretnének az adott cégnél dolgozni. Összességében tehát egy kiváló lehetőséget biztosít arra, hogy fontos, az önéletrajzot kiegészítő információkkal szolgáljanak, egy sokkal átfogóbb képet alkotva ezzel magukról.
Miért éri meg motivációs levelet írni?
Bizonyos pozíciók (pl. adminisztratív munkakörök, ügyfélszolgálati állások stb.) Veszprémben is rendkívül népszerűek az elhelyezkedni kívánók körében, nem ritkán ezekre több tucat pályázat is érkezik a munkáltatókhoz. Álláskeresőként pedig törekednünk kell arra, hogy az ilyen helyzetekben kiemelkedjünk a többi jelentkező közül, s erre kiváló lehetőséget biztosít a motivációs levél. Ezen keresztül ugyanis amellett, hogy felhívhatjuk a figyelmet egyes kvalitásainkra, már magával azzal is imponálhatunk, hogy utána nézünk a cég tevékenységi körének, múltjának, legfőbb értékeinek, s ezekre reflektálunk a levelünkben. Mindez különösen hasznos lehet akkor, ha esetleg pályakezdők vagyunk vagy karrierváltás előtt állunk, mivel ilyenkor némiképp nehezebb helyzetből indulunk a többi jelölthöz képest.
A motivációs levél formai követelményei
Természetesen csakúgy, mint az önéletrajz írásakor, a motivációs levél esetében is tartanunk kell magunkat bizonyos formai követelményekhez. Hivatalos levélről beszélünk, tehát annak minden szükséges elemét tartalmaznia kell, beleértve a feladót, címzettet, tárgyat, megszólítást, valamint a záró formulákat. A terjedelmet tekintve (már ami magát a szöveget illeti) körülbelül háromnegyed oldal az ideális, s törekedjünk arra, hogy címzéssel minden egyébbel együtt egy teljes oldalra kiférjünk. A betűméretet 11-12-esre állítsuk, s ízlés szerint akár némiképp díszíthetjük is a dokumentumunkat, ugyanakkor óvakodjunk a túlzásoktól.
A motivációs levél tartalmi felépítése
A motivációs levél tartalmát tekintve már a megszólításra érdemes különösen nagy figyelmet fordítanunk. A kissé elcsépelt „Kedves Hölgyem/Uram” megszólítás helyett például célszerű utánajárni annak, hogy ki fogja elolvasni levelünket, és kifejezetten az ő nevére címezni a dokumentumot. Ha ez valamilyen oknál fogva nem megoldható, akkor kénytelenek vagyunk sablonosabb megoldást választani, ez esetben a „Tisztelt HR-osztály” megszólítás megfelelő lehet.
Ezt követően a levél első bekezdésében mindenképpen tisztázzuk, hogy melyik állásra jelentkezünk, és hogy hol találkoztunk a hirdetéssel, valamint akár arról is szót ejthetünk, hogy az miért keltette fel az érdeklődésünket. Ez utóbbiról azért is érdemes lenne beszámolni, mert ily módon leírhatjuk, hogy miért szimpatizálunk az adott céggel, illetve hogy milyen jelentőséggel bírna a karrierünk szempontjából a meghirdetett pozíció elnyerése.
A szöveg ezutáni részében aztán szót ejthetünk az eddigi szakmai tapasztalatainkról, tanulmányainkról, elsajátított képességeinkről, valamint minden olyan egyéb tényezőről, amelyekről azt gondoljunk, hogy releváns a pozíciót illetően és az alkalmasságunkat bizonyítja. Fontos, hogy a motivációs levél ne legyen az önéletrajz megismétlése, hanem fogalmazzunk bele olyan újdonságokat vagy kiegészítő információkat, amelyek egyébként nem szerepelnek a CV-ben és felkelthetik a toborzók érdeklődését. Mindemellett pedig akár a munkakör feladatainak ellátásával kapcsolatban releváns személyes tulajdonságainkról is írhatunk.
A dokumentum szövegét végül igyekezzünk pozitív kicsengésű, cselekvésre buzdító sorokkal zárni. Érdemes lehet például kifejeznünk a reményünket egy mielőbbi megkeresés, valamint egy állásinterjús részvételre vonatkozóan, melynek során a levelünkben leírtakat még részletesebben kifejthetjük.
Egyéb jótanácsok
Egy motivációs levélben könnyű átesni a ló túloldalára, amikoris erényeink felsorakoztatása már inkább tűnik önfényezésnek, mint szakmai alkalmasságunkat alátámasztó érvelésnek. Éppen ezért törekedjünk arra, hogy csak olyan állításokat fogalmazzunk meg magunkkal kapcsolatban, amelyeket valós – főként szakmai – példákkal is alá tudunk támasztani. Ha például azt állítjuk magunkról, hogy kiváló vezetői képességekkel rendelkezünk, akkor mindenképpen tegyünk említést arról is, hogy ezt hol és milyen projektek, helyzetek kapcsán kamatoztattuk, valamint mekkora eredményességgel. A lényeg tehát, hogy ne dobálózzunk a levegőbe különböző jelzőkkel önmagunkat illetően, hanem mindig legyen mögöttes tartalom is, ami az adott állítást alátámasztja.
Kerüljük továbbá a sablonos frázisokat, az olyan mondatok, mint pl. „Képes vagyok az önálló munkavégzésre, de csapatban is megállom a helyem.” valószínűtlen, hogy célt ér. Ehelyett inkább képzeljük magunkat az olvasó helyébe, és azokra a tulajdonságainkra, tapasztalatainkra hívjuk fel a figyelmet, amelyekre adott esetben mi is felkapnánk a fejünket. Végül pedig mindenképpen szót kell emelnünk a külalak, illetve a helyesírás fontossága mellett. Ha ugyanis a motivációs levelet tagolatlanul vagy rendezetlen bekezdésekkel, esetleg helyesírási hibákkal teletűzdelve készítjük el, akkor jó eséllyel többet ártunk magunknak, mint amennyit profitálnánk ebből.
Tévhitek
Sokan gondolják azt, hogy a motivációs leveleket igazából a HR el sem olvassa. Ez az állítás azonban korántsem igaz, pláne azokban a helyzetekben, mikor sok tekintetben hasonló kvalitású pályázók jelentkeznek a meghirdetett pozícióra. Ilyenkor a motivációs levél által nyújtott plusz információk rendkívül sokat nyomhatnak a latba. Félreértés továbbá az is, hogy egy ilyen jellegű dokumentumban önmagunkat kellene magasztalni. Ehelyett csupán arról van szó, hogy azon tényezőkre (tapasztalat, szaktudás, hozzáállás stb.) hívjuk fel figyelmet, amelyekből az adott cég profitálhatna az alkalmazásunk esetén. Végül pedig egy érdekesség: a motivációs levél nem (teljesen) egyenlő kísérőlevél. Bár való igaz, hogy a két szót gyakran szinonimaként használják, a motivációs levél valójában a kísérőlevélnek az egyik fajtája csak. Persze ez a kis pontatlanság korántsem tekinthető megbocsájthatatlan hibának…
VeszpremAllas.hu / N.G.