A projektmenedzserek szerepe és felelőssége elvitathatatlan egy projekt megvalósulását, illetve annak sikerességét illetően. Feladatkörük meglehetősen összetett és szerteágazó, amiből adódóan korántsem lehet bárki alkalmas egy ilyen nagy felelőségekkel járó pozíció betöltésére. A következőkben többek között ezt is részletezzük majd, vagyis egyrészt bemutatjuk, hogy pontosan milyen jellegű feladatokkal is jár egy projektmenedzseri munkakör, másrészt összefoglaljuk, hogy milyen kvalitások szükségesek ezek hatékony ellátásához. Emellett pedig a projektmenedzserek jobb keze, a projekt asszisztensek pozíciójáról és szerepéről is szó esik majd.
A projektmenedzser feladatai
A projektmenedzserek munkájának célja, hogy adott idő- és költségkeret mellett sikerre vigyék a rájuk bízott projektet. Természetesen ez egy rendkívül összetett, többtényezős folyamat, ami egyúttal azt is jelenti, hogy a projektmenedzserek munkája is igencsak változatos. Itt ugyanakkor fontos hozzátenni azt is, hogy például a cég méretétől, profiljától, a szervezeti kultúrájától vagy a szabályazói környezettől függően akár nagy eltérések is mutatkozhatnak a projektmenedzserek mozgásterét illetően, az az állítás azonban valamennyi esetben megállja a helyét, hogy munkájuk során meglehetősen sokrétű feladatoknak kell eleget tenniük.
A felelősségeik alapvető részét képezi például az ún. scope menedzsment, aminek keretein belül meghatározásra kerül a projekt terjedelme. Ez azért fontos, hogy mind a megbízó, mind pedig a megvalósító csapat számára egyértelműek legyenek a projekt egyes elemei, és ne legyenek félreértések az elérendő célt illetően. Fontos részét képezi emellett a projektmenedzserek munkájának a projektekhez kapcsolódó feladatok lebontása, ütemezése, illetve a költségtervezés is. Ezenkívül nem feledkezhetünk meg a beszerzés menedzselésével, valamint az emberi, a gépi, illetve egyéb infrastrukturális erőforrások tervezésével kapcsolatos teendőikről sem, amelyek szintén egy jelentős hányadát teszik ki a kötelezettségeiknek.
Feladatkörük azonban még itt sem ért véget, mindemellett ugyanis szerepet vállalnak a projektekhez kapcsolódó kockázatkezelésben, minőség menedzsmentben, illetve a kommunikációs terv kialakításában és megvalósításában. Ez utóbbi feladat különösen nagy hangsúllyal bír a munkájuk során, mivel a külső és belső kommunikáció megszervezéséért egyaránt felelősek. Néhány példát említve mindez azt jelenti, hogy dönteniük kell a használt kommunikációs csatornákról, a partnerek, adott esetben a hatóságok tájékoztatásának mikéntjéről, valamint a belsős információáramlás módjáról is.
A projektmenedzserek jobbkeze: a projekt asszisztensek
A projektmenedzseri munka jellemzőinek tárgyalása során mindenképpen említést kell tennünk a projekt asszisztensek feladatköréről is, ők ugyanis rengeteg terhet levesznek a vállukról. Feladatkörük ugyancsak sokrétű, de alapvetően három kategóriába bontható: a projektmenedzserek támogatására, a projektekkel kapcsolatos szervezési, kommunikációs, pénzügyi, valamint egyéb feladatokban való közreműködésre, illetve az adminisztrációs tevékenységek elvégzésére. Ezek közül az elsőt, vagyis a projektmenedzserek támogatását kiemelt prioritású felelősségnek tekinthetjük, amibe szinte minden beletartozhat, amire a projektmenedzser az asszisztensét megkéri, beleértve a váratlanul felmerülő ad-hoc jellegű feladatokat is.
A második kategóriába már a kimondottan szakmai teendők tartoznak, olyanok, mint például a projektben résztvevő tagok munkájának koordinálása, a feladatok priorizálása és delegálása (a projektmenedzser iránymutatása alapján), a projektekhez kapcsolódó eseményeken való részvétel (pl. belsős és külsős meetingek, munkaebédek, tárgyalások), a kapcsolattartás a külsős partnerekkel és belsős munkatársakkal, illetve a segédkezés a különböző pénzügyi feladatokban. Ez utóbbi kapcsán a pénzügyi tervezésben való részvételre, a számlák és kifizetések ellenőrzésére, illetve a menedzsment és a pénzügyi osztály közötti kapcsolattartó szerep betöltésére kell gondolni.
Végezetül pár szó az asszisztensi állás adminisztratív részéről is: ez a terület olyan teendőket foglalhat magában, mint a projektekkel kapcsolatos iratok összegyűjtése és rendszerezése, a meetingekről való jegyzőkönyvvezetés, riport- és kimutatás készítés vagy az egyes nyilvántartások nyomon követése. További részletek a projekt asszisztensi munkakörrel kapcsolatban az alábbi cikkben:
https://promanconsulting.hu/a-projektasszisztens-feladatai/
Szükséges készségek a projektmenedzseri állások kapcsán
Az álláshirdetéseket böngészve – akár Veszprém megye, akár bármely más megye, város esetéről is legyen szó – általában azt tapasztalhatjuk, hogy a projektmenedzseri munkakörök betöltéséhez a cég tevékenységével összefüggő felsőfokú végzettségre, illetve legalább 3-5 év releváns szakmai tapasztalatra is szükség van. Ezek mellett többnyire az aktív társalgási szintű idegennyelv-tudás (javarészt angol) is a követelmények között szerepel, ami nem meglepő, hisz egy ilyen pozícióban rendszeresen kell tárgyalni külföldi partnerekkel, ügyfelekkel, megrendelőkkel. Az említett, illetve a számos egyéb felmerülő elvárás nagy kihívás elé állíthatja az ilyen pozíciókban elhelyezkedni kívánókat, így azoknak, akiknek valamilyen hiányosságaik vannak e téren, érdemes lehet elgondolkodniuk a junior projektmenedzseri, a projektkoordinátori, vagy a már említett projekt asszisztensi állásokon. Az ezekben a munkakörökben szerzett tapasztalatok ugyanis kiváló belépőt jelenhetnek egy későbbi projektmenedzseri karrierhez.
A projektmenedzser állások kapcsán azonban nem csak a szükséges hard, hanem a soft skillekre is érdemes felhívnunk a figyelmet. Vezetői beosztásról lévén szó egyértelműen a kiváló vezetőképesség az, amit meg kell említenünk, hisz ennek hiányában egy projektmenedzser nem tudná összefogni és képtelen lenne motiválni csapatát, valamint a projektekhez tartozó ütemtervek tartása is gondokat okozna. Ez utóbbit illetően kiemelendő az átlag feletti szervezőképesség is mint fontos tulajdonság, mivel a hatékony projektmenedzsment egyik alapfeltétele, hogy a menedzserek képesek legyenek priorizálni, a megoldandó feladatokat részfeladatokra bontani, s a projektekhez kapcsoló adatokat, információkat gyorsan és egyszerűen visszakereshetően rendszerezni. Végezetül pedig nem feledkezhetünk meg az alkalmazkodó-, a problémamegoldó-, vagy a kiváló kommunikációs képességekről sem, hisz ezek is mind-mind olyan kvalitások, amelyek hiánya könnyen a projektek bukásához vezethetnek.
VeszpremAllas.hu / N.G.