A különböző adminisztratív jellegű munkákról általánosságban elmondható, hogy rendkívül nagy népszerűségnek örvendenek az álláskeresők körében. Ennek oka jelentős részben az, hogy ezek a pozíciók többnyire kiszámítható munkaidőt, kellemes munkakörnyezetet, valamint hosszú távú elhelyezkedési lehetőséget kínálnak, mindezt korántsem teljesíthetetlen előfeltételek mellett. Ennek ellenére persze nem szabad azt gondolnunk, hogy mindenki alkalmas az adminisztrációs munkák betöltésére. A következőkben többek között erről is szó lesz, vagyis bemutatjuk, hogy milyen képességek, tulajdonságok szükségesek az adminisztrációs pozíciókban történő helytálláshoz, de emellett számos egyéb érdekes, az ilyen típusú munkakörökhöz kapcsolódó információval is szolgálunk majd.
Tipikus adminisztrációs munkák és az azokkal járó feladatok
Az adminisztrációs munkák tárgyalását érdemes a recepciósok munkakörével indítanunk, ez ugyanis az egyik leggyakrabban hirdetett pozíció, többek között Veszprém városában is. Feladataik rendkívül sokrétűek lehetnek, általánosságban véve azonban főként az ügyféligények kielégítése köré összpontosulnak. Ebbe többek között beletartozik az ügyfelek és vendégek tájékoztatása, illetve útbaigazítása, a telefonhívások és e-mailek megválaszolása, valamint olyan adminisztratív tevékenységek, mint például a foglalások rögzítése, különböző ívek, kartonok és dokumentumok szakszerű kezelése. Ezen feladatok ellátásához általában elég a középfokú végzettség, ugyanakkor fontos tudnivaló, hogy gyakran – különösen hotelek esetében – a munkáltatók legalább középfokú idegennyelv-ismeretet (főként angol) várnak el a jelentkezőktől.
A recepciós munkák mellett nagyon gyakran lehet találkozni általános irodai adminisztrátor pozícióra vonatkozó álláshirdetésekkel is Veszprémben. Ezeket a munkaköröket szintén a változatos feladatok jellemzik, amibe egyebek mellett beletartozhat az ügyfelekkel, partnerekkel való rendszeres kapcsolattartás, adatbevitel és adatkezelés, különböző dokumentumok szerkesztése és iktatása, bejövő-kimenő posta kezelése, nyilvántartások vezetése, illetve más, az iroda napi működését elősegítő tevékenységek ellátása. Ezen állások betöltéséhez ugyancsak elegendő lehet a középfokú végzettség, ugyanakkor nagy hangsúly fordítódik a különböző irodai szoftverek (pl. levelezőrendszerek, MS Office) használatában szerzett jártasságra, tapasztalatra.
Tipikusan az adminisztrációs irodai munka kategóriájába sorolandók a szakmai asszisztens pozíciók is. Ezek rendszerint már nagyobb felelőségekkel járnak, így a betöltésükhöz szükséges elvárások is magasabbak, példának okáért gyakran a felsőfokú végzettség is megkövetelt ezen munkakörök esetében. Az asszisztensek általában egy adott területre specializálódnak (pl. pénzügyi asszisztens, marketing asszisztens stb.), így tevékenységi körük a különböző adminisztratív munkákon túl a szakterületükhöz kapcsolódó feladatokkal is kiegészül. Ez egy pénzügyi asszisztens esetében például azt jelenti, hogy olyan tevékenységek is a felelősségei részét képezhetik, mint például a különböző gazdasági kimutatások készítése, számlák kiállítása, utalások rögzítése vagy a házipénztár kezelése. Ezen feladatok ellátása pedig – nem meglepő módon – már szakmai ismereteket is igényelnek, ami természetesen bármely területhez kapcsolódó asszisztensi pozíció esetében elmondható.
Végezetül pedig érdemes szót ejtenünk az irodavezetők munkaköréről is, amely pozíció gyakorlatilag az adminisztrátori munkák hierarchiájának csúcsán áll. Feladatuk az iroda szakszerű és jogszerű működésének biztosítása, az egyes tevékenységi területek összefogása, munkafeladatok kiadása, illetve azok végrehajtásának ellenőrzése, valamint rengeteg egyéb, az iroda mindennapjait befolyásoló tevékenység ellátása. A feladatok súlyából és felelősségteljességéből adódóan egy irodavezető esetében általában alapvető elvárás a felsőfokú végzettség, továbbá a legalább 3-5 év tapasztalat. Ezenkívül gyakran elvárás még a magabiztos idegennyelv-tudás, valamint a projektmenedzsmentben való jártasság is.
Az adminisztrációs munkákhoz szükséges tulajdonságok
Az adminisztrációs pozíciókra vonatkozó alkalmasságot illetően nem csak a végzettség szintje, a nyelvtudás vagy a tapasztalat az, ami számít, hanem legalább ilyen fontosággal bírnak a munkavállalók személyes tulajdonságai is. Elsőként érdemes mindjárt kiemelnünk a nyitottságot, illetve a kiemelkedő kommunikációs képességet. Ennek fontosságát például egy recepciós állás esetében aligha kell magyarázni, de irodai körülmények között is elengedhetetlen kvalitás, hogy az adminisztrátor a kollégáival, a vezetőkkel, valamint az ügyfelekkel egyaránt képes legyen megtalálni a közös hangot. Hasonlóan nélkülözhetetlen tulajdonság a precizitás is, kiváltképp az olyan feladatok esetében, mint például az adatbevitel, adatszolgáltatás, vagy számlakiállítás. Ne feledd, az adminisztrációs munkák esetében egy támogatói pozícióról beszélünk, így ha nem vagy elég precíz és alapos, azzal mások munkáját is jelentősen hátráltathatod.
Nagy jelentőséggel bír továbbá az önállóság és a problémamegoldó képesség is. Amint arra a korábbiakban is utaltunk, az irodai adminisztrátor, illetve a különböző szakmai asszisztensi pozíciókban meglehetősen sokrétű feladatokat kell ellátni, ami azt eredményezi, hogy a munkavégzés során felmerülő problémák is igencsak változatosak. Példának okáért a szervezési feladatokkal, vagy a különböző adatkezelési tevékenységekkel kapcsolatban is akadhatnak olyan nem várt nehézségek, amelyek gyors és hatékony beavatkozást igényelnek. Ilyenkor fontos, hogy egy adminisztrátor ne legyen elveszett, és megoldásokban gondolkodjon a problémákon való aggódás helyett. Végezetül pedig a monotonitástűrést is érdemes kiemelni, mint lényeges tulajdonságot, mert bár ugyan valóban adódhatnak váratlan helyzetek, bizonyos feladatok (pl. adatbevitel) mégis az egysíkúság érzetét kelthetik a munkavállalókban egy 8 órás munkaidő során. Mindez azonban nem mehet az adminisztráció minőségére, vagyis a pozíció betöltőjének folyamatosan fent kell tartania figyelmét, precizitását.
Adminisztrációs pozíciókban megkereshető bérek
A fizetesek.hu adatai szerint ma 2022-ben Magyarországon, az adminisztrációs munkát végzők általában bruttó 267 000 Ft/hó (minimum érték) és 554 000 Ft/hó (legmagasabb átlag, a maximum ennél magasabb) között keresnek. Ezen belül a korábbiakban említett munkaköröket kiemelve egy recepciós fizetése bruttó 229 000 Ft/hó és 462 000 Ft/hó között, egy adminisztratív alkalmazotté bruttó 246 000 Ft/hó és 479 000 Ft/hó között, egy asszisztensé pedig bruttó 256 000 Ft/hó és 521 000 Ft/hó között mozog. Azt, hogy ezen fizetési sávokat tekintve végül ki mennyit visz haza rengeteg minden befolyásolhatja, beleértve többek között az olyan tényezőket, mint a szakmai tapasztalat, a végzettség szintje, a nyelvtudás, vagy a munkavégzés helye.
https://www.fizetesek.hu/fizetesek/adminisztracio
Jótanácsok az elhelyezkedéshez
Ha az előbbiekben bemutatottak alapján szimpatikusnak találod az adminisztratív munkákat, akkor fontos, hogy mielőbb belevágj az álláskeresésbe és beküld a jelentkezésed egy-egy pozícióra, ezen állásokra ugyanis rendszeresen sokan pályáznak, így nagy a verseny. Jó hír ugyanakkor, hogy ha körbe nézel például Veszprém megye álláshirdetései között, akkor azt tapasztalhatod, hogy meglehetősen gyakran kerülnek meghirdetésre ilyen jellegű munkák, azaz minden esélyed megvan a sikeres elhelyezkedésre. Fontos, hogy a siker érdekében igyekezz minél több platformra kiterjeszteni a keresés folyamatát, vagyis az állásportálok mellett legyél aktív a közösségi médiában is, különösen a LinkedIn-en. Ennek során legyél figyelmes a pozíciók megnevezését illetően, hisz az adminisztrációs munkákat többféleképpen is szokták hirdetni (pl. titkárnő, titkár, adatrögzítő, ügyintéző stb.). Ezekre is bátran pályázz!
Ne feledkezz meg emellett az önéletrajzod frissítéséről sem. Igyekezz azokat a tapasztalataidat, tulajdonságaidat és képességeidet kihangsúlyozni, amelyek relevánsak a pozícióval kapcsolatos mindennapi kihívásokat illetően. Persze ezt egy önéletrajzban csak korlátozott lehetőségek között teheted meg, így érdemes motivációs levelet is készítened, amelyben egy jóval átfogóbb képet adhatsz magadról, a hozzáállásodról, az elhivatottságodról. Mivel az adminisztratív munkakörök esetében az egyik legfontosabb tulajdonság a precizitás, ügyelj arra, hogy ezen dokumentumaid kifogástalanok legyenek. Segítséget nyújthatnak ezzel kapcsolatban az alábbi cikkek:
https://kecskemetallas.hu/utmutato-allaskeresoknek/1180/az-oneletrajziras-legfontosabb-alapszabalyai
Ha pedig a pályázatod elnyeri a munkáltató tetszését, akkor már csak egy feladatod van: az állásinterjúra való felkészülés. Számíts arra, hogy a motivációdat, a jövőbeli terveidet és természetesen a szakmai tapasztalataidat érintő kérdések is lesznek. Emellett mindenképpen készülj magából a vállalatból is, azaz legyél tisztában annak tevékenységi körével, piaci pozíciójával, főbb versenytársaival. Végezetül pedig ne felejts el Te magad is kérdésekkel készülni, ezzel is bizonyítva a pozíció iránti valód érdeklődésedet.
VeszpremAllas.hu / N.G.