Bizonyos pozíciókért rendszeresen hatalmas a verseny az álláspiacon, nem ritkán több tucat, vagy akár százas nagyságrendben is érkeznek pályázatok a munkaadókhoz. Ilyenkor kiemelt fontossággal bír, hogy a beküldött pályázati anyagunk tükrözze az elhivatottságunkat, vagyis a küllem és a tartalom tekintetében is a legmagasabb minőségre kell törekednünk a dokumentumaink elkészítésekor. De mégis milyen dokumentumokat értünk „pályázati anyag" címszó alatt, és milyen szempontokra kell odafigyelnünk az elkészítésükkor? A következőkben ezeket a kérdéseket fogjuk megválaszolni!
A pályázati anyag elengedhetetlen eleme: az önéletrajz
Az önéletrajz fontosságát és szerepét aligha kell bárkinek is hosszasan taglalni, hisz ez az a dokumentum, amit gyakorlatilag mindenki elkészít a karrierje során, ráadásul többször is. Ennek ellenére mégis rengeteg tévhit kering a munkavállalók között a céljával, a szerkezetével, illetve a tartalmi elemeivel kapcsolatban is. Ezek tisztázása ugyanakkor rendkívül fontos lenne, már csak azért is, mert egy álláspályázás során jó eséllyel ezt a dokumentumunkat tekinti meg először a HR, magyarán az önéletrajzunkon keresztül keltjük az első benyomást. Ha pedig ez nem pozitív, akkor az esélyeink sem lesznek túl kedvezőek. Következzen tehát néhány fontos szerkezeti és tartalmi szempont a CV-t illetően!
Az önéletrajz szerkezete, formai jellemzői
Az önéletrajz szerkezetét tekintve elsősorban az átláthatóságra és a letisztultságra érdemes törekednünk, mivel a HR-nek általában a beérkező pályázatok sokaságából adódóan nincs ideje arra, hogy hosszasan bogarássza az egyes részleteket. Emellett az összképet tekintve rendkívül fontos szempont a CV hosszúsága is: igyekezzünk kerülni, hogy két oldalnál hosszabbra nyújtsuk dokumentumunkat, ugyanakkor mindössze fél oldalban összetömöríteni az információkat sem javasolt. Az önéletrajz optimális hosszúsága körülbelül 1-1,5 oldal.
Fontos továbbá az is, hogy megszokott, egyszerű, jól olvasható betűtípust válasszunk. Ezt a feltételt leginkább a Times New Roman, a Calibri és az Arial betűtípusok elégítik ki, vagyis tanácsos ezek valamelyike mellett döntenünk. Persze bizonyos esetekben, például kimondottan kreatív pozícióra jelentkezve, akár el is térhetünk ezektől, ugyanakkor az olvashatóságot mindig tartsuk szem előtt. Ha már mindenképpen változtatni szeretnénk, nézzük meg, hogy a cég milyen betűtípust használ a honlapján, s igazítsuk ahhoz a választásunkat, ezzel is megmutatva felkészültségünket. Ügyeljünk ezenkívül a betűméretre is, 11-12-esnél ne nagyon állítsunk nagyobbra. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy az egyes főbb pontokat vagy a fejlécet ne emelhetnénk ki nagyobb betűkkel, ugyanakkor magát a tartalmi elemeket javasolt maximum ekkorára beállítani.
A fejléc kapcsán pedig el is jutunk egy másik kiemelkedően fontos szemponthoz, vagyis az önéletrajz elrendezéséhez. A CV-t ugyanis általában egy személyes adatok szekcióval nyitjuk, amit érdemes egyfajta fejlécként elkülönítenünk a többi résztől. A másik megoldás, hogy az önéletrajzunkat egy keskenyebb baloldali, és egy szélesebb jobb oldali részre bontjuk. Ebben az esetben a baloldalon szerepeltethetjük a fotónkat és a személyes adatainkat, míg a jobb oldalon a szakmai információk kaphatnak helyet. Bármelyiket is válasszuk, a személyes adataink tekintetében a következőket tanácsos megadnunk: név, lakcím, telefonszám, e-mail cím. A közhiedelemmel ellentétben tehát nem szükségszerű, hogy a születési dátumunkat is feltüntessük.
Az önéletrajz tartalma
A személyes adatokat követően a szakmai tapasztalatok, a tanulmányok/végzettségek, a készségek, a személyes kompetenciák, és a kiegészítő információk szempontokon a sor. Persze nem muszáj minden áron ugyanebben a sorendben, ugyanezen pontokhoz ragaszkodnunk, ugyanakkor egy jó kiindulási alapot nyújthat, mivel a legtöbb CV általában ilyen elgondolásban íródik. Rátérve az egyes szekciókra, a szakmai tapasztalatok bemutatásakor ügyeljünk arra, hogy az előző munkahelyeinket időrendben visszafelé haladva soroljuk fel. Ez azt jelenti, hogy a legutóbbi munkahelyünk legyen legfelül, s azt kövessék alatta sorrendben a korábbiak. Gondoskodjunk továbbá az igényes elrendezésről is, tehát a dátumot balra, míg a munkaadó céget és a betöltött pozíciót jobbra igazítsuk. Ezen két információ alatt pedig néhány lényegre törő mondatban akár össze is foglalhatjuk, hogy milyen feladatokat láttunk el az adott munkakör betöltésekor.
A szerkesztés és az időrendiség tekintetében hasonlóan érdemes eljárnunk a tanulmányok bemutatásakor is. Ennek a pontnak a kapcsán továbbá megjegyzendő az is, hogy a korai tanulmányokat, vagyis az általános iskolát nem tanácsos feltüntetnünk (kivétel persze, ha az a legmagasabb végzettségünk). Abban az esetben pedig, ha bővelkedünk tanulmányokban, ellenben nincs túl sok tapasztalatunk, ezt a pontot akár a szakami tapasztalatok elé is helyezhetjük.
Az ezt követő szekcióban, vagyis a készségek pont alatt, kimondottan a hard skilljeinkről adhatunk számot. Ebbe többek között beletartozhatnak az elsajátított szoftverismeretek, a megszerzett jogosítványok, valamint nyelvismeret is – csakhogy néhány példát említsük a leggyakrabban előfordulók közül. Utóbbi kapcsán fontos kihangsúlyozni, hogy csak azon nyelvismereteinket írjuk bele a CV-be, amelyek meglétét egy interjús szituációban valóban bizonyítani is tudunk. Máskülönben könnyen kellemetlenséget okozhatunk magunknak.
Óvatosnak kell lennünk a következő pont esetében is, vagyis a személyes kompetenciák tárgyalásakor. Itt alapvetően az egyes személyiségjegyeinket van lehetőségünk felsorolni, ugyanakkor érdemes vigyáznunk, mivel könnyen közhelyessé teheti az önéletrajzunkat. Törekedjünk tehát arra, hogy csak olyan tulajdonságainkat gyűjtsük össze, amelyek relevánsak a pozícióval kapcsolatban, s amiket valós szakmai példákon keresztül alá is tudunk támasztani. Ez akár zárása is lehet az önéletrajzunknak, azonban ha esetleg van még olyan információnk, ami ugyan fontos, de egyik kategóriába sem fér bele, azt a kiegészítő információk pont alatt megoszthatjuk.
Fontos pluszt jelenthet az elbírálás során: a motivációs levél
Rengeteg álláskeresőnek a pályázati anyaga csupán az önéletrajzban merül ki, azaz nem készít motivációs levelet. Pedig a motivációs levél alapvetően egy kiváló lehetőséget biztosít az átfogóbb bemutatkozásra, az eddig bejárt karrierút részletesebb felvázolására, valamint a jelentkezés indíttatásának megfogalmazására. Persze bizonyos formai és tartalmi követelményekhez ez esetben is igazodnunk kell. Előbbi kapcsán például kiemelendő, hogy a motivációs levél esetében egy hivatalos levélről beszélünk, tehát annak minden formai elemét tartalmaznia kell, beleértve a feladót, a címzettet, a tárgyat, a megszólítást, illetve a záró formulákat. A szöveges tartalom tekintetében pedig fontos, hogy a motivációs levél nem egyenlő az önéletrajz bővített mondatokkal történő megismétlésével. Annál mindenképpen több kell. A lehetséges tartalommal kapcsolatban egyébként itt fogalmaztunk meg némi iránymutatást:
Egy kis extra segítség: a referencialevél
Egy állás megpályázásakor tovább növelheti az esélyeinket, ha korábbi felettesünk közbenjár az érdekünkben, és egy referencialevelet, azaz ajánlólevelet ír rólunk a potenciális új munkaadónknak címezve. Ebben általában a főbb személyes adatokon kívül a munkaviszony hossza, a betöltött pozíció, valamint az ezen időszak során elért főbb eredmények kerülnek megemlítésre, kiegészítve egy személyes értékeléssel. Érdemes lehet tehát tenni egy próbát a korábbi főnökeinknél, mivel a referencialevél kiváló megerősítésként szolgálhat az önéletrajzunkban és a motivációs levelünkben tett állításainkkal kapcsolatban.
VeszpremAllas.hu / N.G.