Recepciós pozíciókkal jellemzően gyakran lehet találkozni az álláshirdetések között, akár Veszprém vonatkozásában is. Mindez nem meglepő, hisz manapság már számos intézményben alkalmaznak recepciósokat, tehát az elhelyezkedési lehetőségek ilyen tekintetben meglehetősen kiszélesedtek. Ezzel együtt a munkakör feladatai is változtak az idők során, ma jóval több és olykor összetettebb teendőkkel találkozhat az, aki recepciósként vállal munkát.
Éppen ezért korántsem alkalmas mindenki a pályára, vagyis vannak bizonyos kompetenciák és személyes tulajdonságok, amelyek elengedhetetlenek a hatékony helytálláshoz. A következőkben többek ezen kvalitásokról is szó lesz, de emellett konkretizáljuk a pozícióval járó feladatokat is.
A recepciósok feladatai
Recepciósként meglehetősen széles az elhelyezkedési lehetőségek listája, többek között szállodákban, irodaházakban, egészségügyi intézményekben, sportcentrumokban és iskolákban is alkalmaznak ebben a munkakörben munkavállalókat. Ebből adódóan bizonyos mértékig az ellátandó feladatok is mutathatnak különbségeket, ugyanakkor a feladatkör gerince mégis igencsak hasonló, függetlenül attól, hogy milyen intézményről beszélünk. Példának okáért mindenképpen megemlítendő az érkező vendégek fogadása, üdvözlése és útbaigazítása, mint alapvető tennivaló, ami a recepciósók mindennapjainak szerves részét képezi, dolgozzanak akár szállodában vagy bármilyen vállalatnál, szervezetnél.
Fontos teendőjük továbbá az ügyfelek igényeinek felmérése, majd átirányításuk a témában, problémában kompetens személyekhez. Emellett időpontegyeztetési feladatokat is rendszeresen ellátnak, amelynek során időbeosztás vagy előjegyzési napló alapján időpontjavaslatokat tesznek az ügyfelek számára. Látható tehát, hogy feladatkörük jelentős részben a vendégekkel, ügyfelekkel és a munkatársakkal való kapcsolattartás köré összpontosul, ami több csatornán is megvalósulhat, beleértve például az e-mailben, telefonon, vagy levélben történő egyeztetést.
Mindezek mellett pedig a recepciósoknak adminisztratív, irodai jellegű teendőik is akadnak. Példának okáért különböző dokumentumokat, nyilvántartásokat kell vezetniük és rendszerezniük, de emellett a felelősségük részét képezheti a postaforgalom lebonyolítása, a panaszkezelés, valamint akár a pénztárkezelés, számlázás is. Persze mindez csupán egy általános leírás volt, az elhelyezkedési lehetőségtől függően további, specifikus teendők is adódhatnak. Például, ha valaki mint szállodai recepciós helyezkedik el, abban az esetben biztosan számolhat a szobák foglalásával és kiadásával kapcsolatos feladatokra, míg ha valaki egy nagy multinacionális cégnél vállal munkát, akkor a tárgyalók felügyelete, az irodák rendezettségének ellenőrzése is a teendői közé tartozhat. A példák sorát pedig természetesen még bőven tovább lehetne folytatni…
A recepciós munkakörhöz szükséges kompetenciák, tulajdonságok
A recepciós állásokról általánosságban elmondható, hogy betöltésükhöz többnyire elég a középfokú képesítés (érettségi bizonyítvány), ugyanakkor a releváns, például turizmus-vendéglátás szakon szerzett felsőfokú végzettség mindenhol, így természetesen Veszprémben is nagy előnynek számít. Ezenkívül a szakmai követelmények között szinte minden esetben megjelenik a nyelvismeret is, vagyis aki ilyen pozícióban helyezkedne el, attól általánosan elvárt, hogy legalább kommunikációs szinten beszéljen egy idegen nyelven (főként angolul).
Emellett a pozíció nagy mértékben épít a személyes tulajdonságokra, soft skillekre is. Ebben a tekintetben külön kiemelendő a pozitív, segítőkész, mosolygós fellépés, ami a munkakör egyik nélkülözhetetlen követelménye. Ezenkívül – amint az a feladatokból is kiderült – a recepciós munkák különféle kapcsolattartási, egyeztetetési és útbaigazítási teendőkkel járnak, így a kiváló kommunikációs képesség szintén egy alapvető fontossággal bíró kvalitás, legyen szó annak szóbeli vagy írásbeli formájáról. Elengedhetetlen továbbá a talpraesettség és a jó problémamegoldó képesség is, hisz a recepciósoknak szinte naponta kell szembesülniük váratlan helyzetekkel, amit gördülékenyeken, a vendég érdekeit szem előtt tartva szükséges kezelniük. Végezetül pedig a priorizáló készségről sem feledkezhetünk meg, amire azért van nagy szükség, mert ebben a pozícióban nem ritkán a feladatok egyszerre zúdulnak a recepciósok nyakába, így muszáj, hogy egyfajta logikus sorrend szerint végezzék teendőiket.
A recepciós munkák előnyei, hátrányai
A recepciós munkák egyik legnagyobb előnye, hogy ideális pályakezdési lehetőséget kínál a fiatalok számára, hisz a betöltésükhöz többnyire nincs szükség hosszú évek tapasztalatára, hanem főként a nyelvismeret, illetve az említett személyiségbeli tulajdonságok számítanak. Az itt megszerzett tapasztalat birtokában pedig később akár feljebb is léphetnek, például egy szálloda esetében front office manager pozícióba. Előny továbbá, hogy a munka során rengeteg embert lehet megismerni, aminek fontosságát aligha kell hangsúlyozni, pláne manapság, amikor is kitüntetett szereppel bír a kapcsolati háló a boldogulás szempontjából.
Hátrány lehet ugyanakkor, hogy a recepciósoknak gyakran váltott műszakban kell dolgozniuk, vagyis az éjszakázás is a munkarendjük részét képezheti. Emellett a műszakok jellemzően hosszúak, vagyis nem 8, hanem inkább 10-12 órásak. Nehézséget jelenthet továbbá az állandó pörgés is, ami például egy szállodát jellemez a nyári csúcsidőben, vagy egy multinacionális vállalatot a mindennapok során. Végezetül pedig belépő pozícióról lévén szó, a megkereshető bérek sem számítanak túlzottan jónak, bár ez nagymértékben függ a munkáltatótól is.
VeszpremAllas.hu / N.G.